Должностные лица обычно требуют формального представления документа "Постановка задачи", в котором должно быть отражено стратегическое мышление, понимание целей и задач организации, а также обоснование того, что проект будет успешным и выгодным для компании. Этот документ должен быть четким и конкретным. При его составлении следует помнить об аудитории, на которую он рассчитан, что, как правило, подразумевает отсутствие большого количества технических подробностей. Данный документ также должен содержать примерную оценку продолжительности проекта, привлеченных средств и необходимых ресурсов.
Первоначальный масштаб работ может претерпевать изменения и расширяться по мере того, как дискуссии с руководителями и управляющими будут вскрывать проблемы, которые не были очевидны, и выдвигать требования, которые не были предусмотрены. Несмотря на то что масштаб работ мог начинаться как "элементарное обновление системы Exchange", он может расшириться и дополнительно включать в себя обновление Active Directory, добавление новых свойств для удаленного доступа к сообщениям, улучшенных инструментов управления и поддержки непрерывности бизнеса.
Стандартная схема документа "Постановка задачи" включает следующие пункты:
1. Масштаб (объем) работ.
2. Цели.
3. График работ и контрольные точки.
4. Ресурсы.
5. Риски и допущения.
6. Первоначальный бюджет.
В последующих разделах раскрываются различные аспекты документа "Постановка задачи". Этот документ является, несомненно, самым важным во всем процессе, поскольку только он может убедить руководителей компании, контролирующих денежные фонды, поддерживать проект или (что также возможно) остановить его продвижение.
Определение масштаба работ
На этом этапе фазы инициирования должны проходить обстоятельные обсуждения для прояснения базового масштаба проекта, высокоуровневых бизнес-целей, относящихся к модернизации системы обмена сообщениями, а также специфических целей для каждого подразделения и ведущих руководителей. Вооружившись всей этой информацией, ведущий консультант по проекту должен теперь организовать данные и ввести их в документ "Постановка задачи". После этого фазу инициирования можно завершить и перейти к более подробной фазе планирования.
Раздел масштаба (объема) работ в документе "Постановка задачи" должен отвечать на следующие важные вопросы:
• Сколько серверов с Windows и Exchange нуждаются в модернизации?
• Где расположены эти серверы?
• Сколько дополнительных приложений (особенно приложений резервного копирования, защиты от вирусов, аварийного восстановления и удаленного доступа) нуждаются в обновлении в качестве части проекта?
• Какое дополнительное оборудование нуждается в модернизации или модификации для поддержки новых серверов и приложений (особенно устройства резервного копирования, серверы для хранения данных, маршрутизаторы)?
• Будет ли изменяться конфигурация рабочего стола? 
Ответы на эти вопросы могут на данном этапе оставаться нечеткими и требовать дополнительного внимания во время фазы планирования.