В графике Гантта для проекта строки должны быть расширены до такой степени, чтобы персоналу, осуществляющему работу, было понятно, что от него ожидается. Нет необходимости предоставлять информацию на уровне пошаговых инструкций, но нужно прояснить сам процесс и результаты, которые ожидаются от каждой задачи. Например, в графике Гантта может акцентироваться внимание на том, что Exchange Server должен быть соответствующим образом сконфигурирован. Тогда в документ "Проект миграции" потребуется добавить информацию о том, какой пакет обновлений будет использоваться для сетевой операционной системы и системы Exchange, как будут сконфигурированы жесткие диски и какие дополнительные приложения ( для защиты от вирусов, резервного копирования, отправки факсов, управления сетью) должны быть установлены.
Если в графике Гантта отмечена задача, например, "Конфигурирование и тестирование клиента Outlook 2003 на рабочих станциях, обслуживающих продажи", то в документе "Проект миграции" должны присутствовать соответствующие детали. Необходимо указать, какой образ должен использоваться для построения базовой конфигурации рабочей станции, какие дополнительные приложения и версии пакета Office должны быть загружены, как будет блокироваться рабочая станция, как должен выглядеть процесс тестирования (автоматизированный или его будет проводить конечный пользователь из соответствующего подразделения).
Остальная документация также должна быть описана более подробно. В графике Гантта может быть просто указано "Подготовка фактических документов". При этом под фактическими понимаются "документы, содержащие ключевую информацию по конфигурированию сервера, а также экранные снимки, достаточные для того, чтобы компетентные сотрудники могли самостоятельно восстановить систему с нуля". 
Также очень важны и должны быть рассмотрены условия завершения фазы разработки прототипа. Кто должен подавать знак окончания работы по результатам этой фазы и указывать, что все цели достигнуты и оговоренная конструкция готова для создания ее в производственной среде?
Информация аналогичного уровня должна быть представлена и для фазы пилотных реализаций, и для крайне важных моментов самой миграции. Как правило, во время фазы пилотных реализаций должны быть протестированы все обновленные функциональные возможности, включая удаленный доступ к электронной и голосовой почте, администраторы BlackBerry и персональной информации, общедоступные папки.
Какой уровень поддержки будет обеспечиваться после полной установки инфраструктуры Exchange Server 2003? Если поддержка оказывалась извне, то останутся ли на некоторый период времени сотрудники внешней компании для решения непредвиденных проблем?
Если в качестве части фазы поддержки установлена подготовка определенной документации ( например, документов по техническому обслуживанию Exchange, планов аварийного восстановления, руководства по стандартным процедурам), то должны присутствовать требования к этим документам. Это необходимо для того, чтобы помочь техническим редакторам убедиться в том, что документы являются удовлетворительными.
Примерная оценка бюджета
На данном этапе процесса бюджетная сумма должна быть в пределах 10-20% от окончательных затрат, учитывая все уже установленные риски, которые могут повлиять на бюджет в целом. Разделение бюджета на разделы, соответствующие разработке прототипа, пилотным реализациям, миграции, поддержке, профессиональной подготовке, помогает руководящим лицам понять, как будет распределен бюджет, и при необходимости внести поправки. Не имеет значения, сколько времени и размышлений потрачено на примерную оценку оплаты работы необходимого персонала и на выявление рисков, которые могут повлиять на бюджет. Более поздние фазы проекта могут измениться на основе результатов фазы разработки прототипа или фазы пилотных реализаций.