Прежде чем может быть написан полный документ "Постановка задачи", должно быть отведено время на определение масштаба проекта. Масштаб проекта просто определяет, что входит в проект, а что нет. Для небольших несложных окружений масштаб проекта определяется очень легко. Рассмотрим, например, окружение, в котором для электронной почты и составления расписаний используется всего лишь один 
сервер Exchange с выделенным устройством резервного копирования и антивирусным программным обеспечением. Если организация еще не перешла на использование Active Directory, то масштаб проекта может быть расширен на развертывание дополнительных серверов или, возможно, на модернизацию единственного сервера. Если желательно располагать возможностями и преимуществами клиента Outlook 2003, то в масштаб проекта также должно быть включено обновление рабочего стола. В любом случае, очень важно прояснить все детали этого уровня в самом начале процесса планирования. Увеличение масштаба проекта гораздо легче поддается управлению, если оно может быть предсказано заблаговременно.

Пример масштаба работ для небольшой организации:
• Модернизация сервера на базе NT 4 с Exchange 5.5 до сервера на базе Windows Server 2003 с Exchange Server 2003.
• Обновление программного обеспечения резервного копирования и защиты от вирусов до версий, совместимых с Exchange Server 2003.
• Обновление клиента Outlook до версии Outlook 2003 на всех рабочих станциях.
• Поддержка OWA для доступа всем удаленным пользователям.
В крупной компании решение вопроса о том, что включать в проект модернизации, а что нет, может быть соответственно более сложным. В компании, в которой несколько серверов специально выделяются для выполнения функций Exchange (например, внутренние и внешние серверы, ведущие серверы или серверы, выделенные для передачи факсов или организации конференций), потребуется более подробное определение масштаба проекта. Наличие множества узлов и различных систем обмена сообщениями усложняет определение масштаба работ, особенно если в последние несколько лет компания расширялась путем слияния более мелких компаний.

Пример масштаба работ для большой организации:
• Модернизация четырех серверов на базе NT 4 с Exchange 5.5 до двух пар кластеров Windows Server 2003 с Exchange Server 2003, а также модернизация шести файловых серверов и серверов печати NT до двух пар кластеров Windows Server 2003.
• Обновление программного обеспечения резервного копирования и защиты от вирусов до версий, совместимых с системами Windows Server 2003 и Exchange Server 2003.
• Обновление клиента Outlook до версии Outlook 2003. Поддержка OWA для доступа всем удаленным пользователям.
Масштаб работ может изменяться в течение фазы инициирования, а также во время более обстоятельной фазы планирования, когда создаются и просматриваются документы "Конструкторский проект" и "Проект миграции". Это особенно справедливо для комплексных проектов перехода после того, как завершена фаза детального планирования, и все наиболее важное включено в бюджет. В этот момент масштаб проекта можно сузить, тем самым уменьшая требуемый бюджет. 
Определение целей
В качестве следующего шага при реализации фазы планирования необходимо затратить некоторое время на четкое определение целей проекта, прежде чем с головой погружаться в технические подробности. Слишком часто многие начинают с белой доски и начинают небрежно набрасывать и обсуждать технологию, не придя к согласию в поставленных целях. Хотя эти обсуждения благотворны и полезны, все же они должны быть частью фазы планирования. Сначала должны быть установлены высокоуровневые цели проекта и его первоначальный масштаб. Даже если на реализацию проекта отводится очень маленький отрезок времени, обязательно должны быть ука­заны все цели - от высокоуровневых бизнес-целей до целей отделов и специальных технологических целей.