Во время прохождения каждой фазы оформляется определенное количество документов для обеспечения уверенности в том, что проект хорошо описан и, в конечном счете, будет успешно реализован. Во время фазы инициирования устанавливаются цели проекта, которые затем оформляются в виде документа "Постановка задачи". Во время фазы планирования больше внимания уделяется детальному изучению конечного состояния системы (после завершения процесса перехода), а результаты оформляются в виде документа "Конструкторский проект". Этот документ представляет изображение конечного состояния, а карта маршрута, по которому создается система, отображается в документах "Проект миграции"и "График миграции". На протяжении фазы планирования эти документы рассматриваются только в черновом варианте, поскольку они должны пройти проверку на правильность в фазе тестирования. Только после этого они приобретут статус окончательных документов проекта.
Во время прохождения фазы тестирования подтверждается, соответствуют ли новые технологии потребностям организации, а также определяется, не нужно ли внести в проект какие-либо изменения. На этом этапе также создаются дополнительные документы, служащие для облегчения процесса внедрения системы. Например, таковыми могут быть следующие документы: "Сборка сервера", "Непрерывность ведения бизнеса", "Аварийное восстановление", а также контрольные списки конфигураций рабочих станций. В заключение, во время последней фазы (внедрения), создаются соответствующие документы под общим названием 'Техническое обслуживание".
В приведенном ниже списке представлены стандартные фазы процесса модернизации до версии Exchange Server 2003, а также стандартные документы, которые оформляются на каждой фазе.
• Фаза инициирования. Документ "Постановка задачи".
• Фаза планирования. Черновики документов "Конструкторский проект", "Проект миграции" и "График миграции" (график Гантта).
• Фаза тестирования. Окончательные варианты документов "Конструкторский проект", "Проект миграции" и "График миграции" (график Гантта), а также документы "Сборка сервера", "Контрольные таблицы миграции", "Обучение конечных пользователей".
• Фаза внедрения. Документы "Техническое обслуживание". 
Для небольших проектов не обязательно выполнять все перечисленные пункты. Очень важно, чтобы каждый документ был создан до того, как он понадобится, во избежание неожиданных трудностей во время осуществления миграции. Например, удачно построенный и согласованный в фазе инициирования документ "Постановка задачи" сгладит возможные проблемы во время создания документов "Конструкторский проект" и "Проект миграции". Детализированный "График миграции" (график Гантта) упрощает распределение ресурсов для текущих работ и проясняет роли и ответственности.
Фаза инициирования: определение масштаба и целей проекта
Модернизация до версии Exchange Server 2003 может оказаться несложным процессом для базовых сред обмена сообщениями, и более сложной задачей при полной модернизации сетевой операционной системы для комплексных систем. В большинстве окружений Exchange внедряется не на одном, а на нескольких серверах, и тогда обновление будет затрагивать ряд других прикладных приложений. На самом деле, изменения в среде Exchange могут отразиться на повседневной работе сотрудников в гораздо большей степени, чем смена операционной системы NT на Windows Server 2003. Еще большее влияние оказывает перевод на Exchange среды, отличной от Exchange. Поскольку пользователи, скорее всего, получат новый клиент Outlook, изменится способ удаленного доступа к электронной почте. В то время как при изменении версии операционной системы конечные пользователи зачастую даже не догадываются о том, что произошла модернизация.
Процесс модернизации также является прекрасной возможностью для того, чтобы помочь в достижении бизнес-целей (за счет использования компонентов обмена сообщениями технологической инфраструктуры) и тем самым оправдать нескончаемые расходы на информационные технологии. По сути дела, система обмена сообщениями обеспечивает совместное использование информации и доступ к данным или другим ресурсам за пределами организации, что облегчает доставку товаров и услуг конечным потребителям. Преследуя столь серьезные цели, имеет смысл полностью погрузиться в данный структурированный и организованный процесс миграции для четкого определения целей проекта, контроля над изменениями и связанными с ними рисками, а также для получения уверенности в том, что создано четкое описание конечного состояния системы. Ключевым результатом выполнения данной фазы является документ "Постановка задачи", который дает полную картину процесса модернизации и обеспечивает поддержку ведущих лиц, принимающих решения (а также распределяет первоначальный бюджет).