Планирование и внедрение окружения Exchange Server 2003 - это только начало процесса документирования. Составление документов может быть также важно и для обеспечения надежного функционирования сети. Документация по администрированию и обслуживанию помогает администратору систематизировать и фиксировать различные шаги, необходимые для нормальной работы Exchange, как, например, советы, описанные в главе 19. Наличие таких документов существенно упрощает обучение нового персонала и сокращает риск, связанный с переходом на новую версию программы.
Одним из ключевых компонентов документации по администрированию и обслуживанию является составление временных диаграмм, указывающих время для выполнения того или иного процесса. Для надлежащего обслуживания окружения Exchange без проведения определенных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных процедур никак не обойтись. Такие процедуры, как, например, обслуживание баз данных и удаление почтовых ящиков, следует обязательно документировать, дабы иметь уверенность в том, что они четко определены и частота их проведения указана.
Документы с описанием пошаговых процедур
Документация по администрированию и обслуживанию подразумевает огромное ко­личество самых различных процессуальных документов. Они могут пригодиться как для выполнения сложных процессов, так и процедур, не проводящихся регулярно. Упомянутые документы варьируются от исключительно технических, дающих описание каждого шага, до административных, помогающих определить роли и обязанности.
Документы, касающиеся политики организации
Когда речь идет о системе обмена сообщениями, должен быть определен целый ряд требований, касающихся системы, получателей и управления (например, ограничения на размеры сообщений, методы хранения сообщений, соглашения по именованию). Наличие четкой стратегии помогает определить ожидаемые пользователем результаты и ограничить размеры базы данных. Кроме того, с учетом политики обслуживания и администрирования такая стратегия гарантирует составление полной, грамотно систематизированной и проверенной документации, которая четко разграничивает обязанности каждого в отдельно взятых ситуациях.
Документированные перечни
Документация по администрированию и обслуживанию может оказаться достаточно обширной, тогда как перечни представляют собой краткие справочные руководства. Разработка подробных перечней помогает администраторам в проведении запланированных и незапланированных задач. Перечни с описанием ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных задач, которые следует выполнить, способствуют поддержанию нормального функционирования окружения Exchange. Кроме того, это прекрасные средства мониторинга системы.