При реализации проекта модернизации до версии Exchange Server 2003 должны быть привлечены специалисты для выполнения следующих ролей:
• Спонсор проекта.
• Консультант по проектированию в Exchange Server 2003.
• Технический руководитель по Exchange Server 2003.
• Консультирующий инженер по Exchange Server 2003.
• Руководитель проекта.
• Системный инженер (инженеры).
• Технический редактор.
• Инструктор для административного персонала.
• Инструктор для конечных пользователей.
Организация должна объективно оценить опыт и квалификацию, а также свободное время своих сотрудников, прежде чем принять решение о необходимости привлечения помощи извне. В основном, лишь немногие компании полностью реализуют подобные проекты силами внешних источников. Вместо того чтобы использовать собственных сотрудников для решения существенных задач, такие компании предпочитают нанимать внешних экспертов для проведения фаз планирования и тестирования. 

Часто сотрудники компании просто не могут с полной отдачей заниматься планированием и тестированием технологий обмена сообщениями, поскольку они должны выполнять свои повседневные обязанности. В то время как специалисты, работающие над проектом по контракту, имеют возможность сосредоточиться только на данном проекте обмена сообщениями.
Окончательная среда обмена сообщениями должна поддерживаться и после того, как процесс завершится. Поэтому для административного штата имеет смысл пройти необходимое обучение на ранних этапах процесса модернизации (например, во время фазы планирования или тестирования), а не после завершения внедрения. Многие консультанты предлагают проведение практических тренировок во время тестирования и внедрения.
Для крупных проектов могут создаваться три отдельных команды для фазы планирования, тестирования и внедрения. В идеальном варианте те сотрудники, которые занимались тестированием, должны принимать участие во внедрении для поддержания целостности всего процесса. Менее опытные кадры могут быть задействованы в командах внедрения для реализации базовых сборок сервера и модернизации рабочих станций.
Определение рисков и допущений
Во время фазы планирования много времени уходит на обсуждение моментов, связанных с рисками, которые могут повлиять на успешное завершение проекта. В том случае если существуют непосредственно очевидные риски, то они должны быть включены в документ "Постановка задачи".
К основным рискам относятся:
• Существующие проблемы, связанные с Exchange, например, разрушенные базы данных или недостаточное сопровождение.
• Недостаточная внутренняя экспертиза и пропускная способность для реализации проекта.
• Использование существующего оборудования, в котором может быть недостаточно оперативной памяти, емкости запоминающих устройств, производительности процессоров.
• Проблемы с подключением к глобальной или локальной сети, которые увеличивают вероятность возникновения вынужденных простоев.
• Производственная среда, которая не может спрогнозировать время простоя или финансовые потери, которые могут иметь место.
• Специальные заказные приложения, которые взаимодействуют с Exchange Server и должны быть протестированы вместе с Exchange Server 2003 (а, возможно, и переписаны).
• Короткий отрезок времени, что может повлечь за собой неоправданную экономию времени в процессе тестирования.