Концепция деятельности организации является превосходным местом для старта, поскольку она раскрывает миру, чем конкретно данная организации выделяется и чем она отличается от конкурентов. За этой концепцией деятельности обычно скрывается несколько главных целей, которые не сформулированы публично, но могут быть связаны с процессом модернизации до Exchange Server 2003. Эти цели должны быть открыты и прояснены, иначе будет трудно или даже невозможно оценить, будет ли проект успешным или провалится с точки зрения бизнеса.

Высокоуровневые бизнес-цели, которые относятся к модернизации до Exchange Server 2003, могут включать в себя следующие аспекты: лучшее применение базы знаний и ресурсов компании через эффективные коммуникации и сотрудничество; контроль над стоимостью информационных технологий для снижения накладных расходов и обеспечения более конкурентоспособных цен на товары; усовершенствование системы безопасности для соот­ветствия правительственным требованиям.
Хотя данный процесс кажется элементарным, он может оказаться более трудоемким, если компания в течение некоторого времени (или вообще никогда) не документировала или не обновляла свои бизнес-цели. Различные подразделения крупных компаний могут иметь даже противоречивые бизнес-цели, что дополнительно усложнит решение проблем. Высокоуровневые бизнес-цели компании могут также внезапно меняться в связи, например, с изменением экономических условий или с приходом нового ведущего организатора или руководителя компании. Таким образом, даже если компания имеет установленную стандартную концепцию деятельности, все же стоит потратить время на то, чтобы проверить и убедиться, что эта концепция до сих пор в точности отражает убеждения ведущих организаторов.
Данный процесс помогает выяснить, каким образом модернизация системы обмена сообщениями приспосабливается к стратегии целой компании, а также убедиться в том, что проекту будет оказана поддержка, и он не будет тормозиться. В наше время экономической неопределенности проект должен быть оперативным решением и непосредственно воздействовать на доставку услуг и товаров компании. В противном случае существует опасность того, что ведущий организатор закроет проект при первом сигнале опасности или переключит внимание на более неотложный проект. Например, некая консалтинговая компания имеет заявленную концепцию деятельности по обеспечению своих клиентов самыми свежими и наилучшими процессами и информацией. Внутренней целью при этом может быть возможность доступа ко всем внутренним данным для всех сотрудников в любое время, что обеспечит наилучшее использование знаний, извлеченных из остальных обязательств. Среда Exchange играет главную роль в достижении данной цели, поскольку сотрудники становятся очень зависимыми от клиента Outlook в коммуникациях и получении организационной информации. Большинство сотрудников рассчитывают на портативные устройст­ва и карманные ПК.
Другая компания, которая специализируется на поставке недорогих товаров на рынок, должна иметь в качестве внутренней цели контроль над стоимостью. Данная цель может быть реализована с помощью Exchange Server 2003 путем уменьшения общих вычислений на сервере и более рентабельного управления, что сократит время простоя. В компаниях такого рода производительность пользователей измеряется очень тщательно, а потому усовершенствования в клиенте Outlook 2003 будут оценены положительно.