В этот момент должны быть четко определены бизнес-цели, которые будут направлять и обосновывать процесс обновления Exchange. Также становится более понятным способ, которым Exchange Server 2003 улучшает свойства, полезные для компании. Теперь дискуссия может быть направлена на изучение мнений ведущих организаторов по вопросу, какие цели они устанавливают в отношении системы обмена сообщениями, которая будет вводиться в действие.
Как правило, высокоуровневые цели возникают сразу же, но являются довольно неопределенными по природе. Тем не менее, они должны быть четко сформулированы для определения специфических требований. Генеральный директор (CEO) компании может просто заявить: "Я хочу иметь возможность доступа к электронной почте и календарю из любого места". Руководитель технического отдела (CTO) той же компании может потребовать "нулевое время простоя серверов Exchange и простое администрирование". Финансовый директор (CFO) может хотеть "снизить стоимость системы электронной почты". Если в обсуждение вовлечены руководители различных подразделений, то второй уровень целей будет хорошо выражен. Руководитель отдела информационных технологий может нуждаться в четырехузловой кластеризации, возможности восстановления почтового ящика отдельного пользователя, уменьшения жалоб пользователей на спам и повышенную производительность. Управляющий от­дела маркетинга может требовать более удобных инструментальных средств для организации постоянно возрастающего количества "хлама" во входящих и почтовых папках сотрудников отдела.
Собранная информация даст возможность убедиться в том, что проект реализуется успешно, а также в том, что цели технологии соответствуют бизнес-целям. Это также зависит и от того, кто возглавляет процесс и задает вопросы. Ведь ответы, данные на вопросы генерального директора компании, могут существенно отличаться от ответов на вопросы внешнего консультанта, который не имеет непосредственного влияния на карьеру интервьюера. 

Например, высокоуровневые цели обмена сообщениями могут включать в себя желание иметь нулевое время простоя серверов Exchange, возможность доступа к электронной почте и календарю из любого места, улучшенные функциональные возможности клиента OWA, расширенную защиту от вирусов и спама.

Специальным направлением, которое должно найти выражение в данных целях, является вопрос о том, будут ли цели концентрироваться на закреплении и стабилизации существующих функциональных возможностей или на добавлении новых. К примеру, компания останавливается на принципе "сделать так, чтобы все работало должным образом". Тогда не имеет смысла вводить в действие новые функциональные возможности (подобные видеоконференциям или поддержке доступа из карманных ПК).