Многие параметры, настраиваемые вручную для каждого почтового или общедоступного хранилища, могут быть установлены через системную политику, что существенно упрощает весь процесс настройки. Стандартизация параметров сервера Exchange в больших окружениях всегда была сложной проблемой в Exchange Server 5.5, поскольку все параметры должны были определяться вручную на каждом сервере. С помощью системной политики можно установить параметры почтовых и общедоступных хранилищ (например, ограничения, сохранение удаленных объектов и так далее), а затем применить эту политику для тех или иных хранилищ. Каждая административная группа имеет собственный набор политик для хранилищ. После применения политики те установки, которые были при этом изменены, отображаются серым цветом в соответствующих хранилищах. Администраторы имеют возможность выбрать, для каких страниц свойств почтовых или общедоступных хранилищ можно конфигурировать политики. 

Для конфигурирования и применения политики потребуется выполнить перечисленные ниже шаги.
1. В системном диспетчере Exchange разверните контейнер Administrative Groups, щелкните правой кнопкой мыши на требуемой административной группе и в контекстном меню выберите пункт New, а затем System Policies Container
(Контейнер системных политик).
2. Щелкните правой кнопкой мыши на контейнере System Policies (Системные политики) и в контекстном меню выберите пункт New. Затем выберите один из пунктов Mailbox Policy (Политика почтового ящика), Public Store Policy (Политика общедоступного хранилища) или Server Policy (Политика сервера).
3. В появившемся диалоговом окне свойств введите имя данной политики.

Поскольку для представления политик почтовых ящиков и общедоступных папок используется одна и та же пиктограмма, рекомендуется выбирать имя политики таким образом, чтобы впоследствии можно было понять, к какому хранилищу она относится.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на новой политике и в контекстном меню выберите один из пунктов Add Mailbox Store (Добавить хранилище почтовых ящиков), Add Public Store (Добавить общедоступное хранилище) или Add Server
( Добавить сервер), после чего укажите соответствующий сервер или хранилище. Щелкните на кнопке OK для завершения.
5. Для немедленного применения политики ко всем хранилищам щелкните правой кнопкой мыши на политике и в контекстном меню выберите пункт Apply Now ( Применить сейчас).
После создания политики ее можно модифицировать, щелкнув правой кнопкой мыши на политике и выбрав в контекстном меню пункт Properties.
Полезные советы по конфигурированию групп хранения и баз данных
На основе опыта конфигурирования сотен (если не тысяч) групп хранения и баз данных в тестовых и производственных окружениях предлагаются следующие полезные советы:
• Поддерживайте базы данных небольшими, а интервалы восстановления и технического обслуживания - короткими. Размер базы данных является специфическим для конкретной организации и зависит от скорости, с которой осуществляется восстановление и техническое обслуживание на оборудовании данного сервера, а также от принятых в организации соглашений по уровню обслуживания для служб обмена сообщениями.
• Создавайте дополнительные базы данных до создания дополнительных групп хранения, чтобы уменьшить накладные расходы сервера по управлению системными журналами. 
• Используйте не более четырех баз данных в одной группе хранения. Это даст возможность оставить в каждой группе хранения одну открытую позицию базы данных для автономного обслуживания баз данных.
• Не применяйте циклическую регистрацию.
• Ежедневно проверяйте, успешно ли выполнилось резервное копирование, и очистились ли системные журналы.
• По возможности выполняйте полное резервирование каждый день.
• Периодически проверяйте целостность резервных копий в изолированной лаборатории.
• Оставьте включенным оперативное обслуживание системы и распределите время на обслуживание баз данных таким образом, чтобы не происходил одновременный запуск обслуживания на всех базах данных и группах хранения.
• Не используйте опцию запрещенной отправки во время настройки ограничений хранилищ, дабы соблюсти вежливость в отношении конечных пользователей.
• Храните удаленные объекты, по меньшей мере, в течение семи дней, а удаленные почтовые ящики - в течение 30 дней. Используйте опцию, которая позволяет не удалять окончательно объекты до тех пор, пока не будет выполнено резервное копирование хранилища.